Byrokratian ihanuutta

Rakennusluvan saaminen oli aikamoinen prosessi, jonka aikana meinasi usko loppua totaalisesti moneen kertaan. Itsellä on valmiina kirjoitettu pitkän pitkä reklamaatio ko. virastolle, jonka polkaisen liikkeelle kunhan talo on valmistunut.

Rakennuslupamme käsittelyssä meni lopulta reilut 10 viikkoa (sisäänjätöstä myöntämiseen), joka on vielä kai aika normaalia, mutta kaikki se mitä kätkeytyi sen ajan sisään ja ympärille on sitten aivan oma tarinansa. Ja tuo 10 viikkoa ei olisi riittänyt, ellei itse olisi siellä välissä prässännyt ja yrittänyt kiirehtiä asiaa eteenpäin.

Ylipäätään suurin hämmästyksen aihe oli se, että palvelukokonaisuus on rakennettu vinoutuneelle alustalle. Kohtasimme valtavan byrokratiaverkoston, joka tuntui olevan olemassa byrokratian ilosta - eikä asiakaspalvelun ja yksittäisen rakentajan vuoksi. Ongelmia suunnitelmissa kyllä aina löydettiin, mutta vastavuoroisesti ratkaisuja niihin ei juuri ehdotettu. 

Ohjeet ja neuvot vaihtuivat päivän tuulen mukaan, lista epäloogisuuksista on mittava. Osa näistä aiheutti myös aikatauluviiveitä, meitä mm. kehoitettiin vaihtamaan taloon harjakatto (alunperin esitellyn pulpettikaton sijaan), koska "se sopii paremmin ympäristöön". Huomatimme kyllä että eihän siellä ole harjakattoa lähelläkään, mutta kuulemma se oli alueella parempi vaihtoehto. Ja pyydetyn mukaisesti olimme ottaneet tapaamiseen mukaan naapuritalojen tiedot. Kuitenkin myöhemmin tonttikatselmuksessa saimme ohjeen vaihtaa pulpettikattoon, koska harjakatto ei sovellu ympäristöön ollenkaan. Loogista. Tällöin lupa oli ollut jo viikkoja sisässä harjakatolla ja sähkö yms. suunnitelmat oli tehty sen mukaisesti. Jouduimme osin aloittamaan kattomallin vaihtamiseen liittyviä suunnittelutöitä, mutta lopulta saimme anottua luvan pitäytyä harjakatossa.

Talon suunnitelmia näytettiin ennen luvan jättämistä kaupungille yhteensä kolme kertaa, mutta silti tämä kattosekoilu tuli kun lupa oli käsittelyssä. Samoin luvan käsittelyn aikana selvisi, että isoja ikkunoita ei saa laittaa pohjoiseen päin (liian lähellä naapureita), joten tämän osalta jouduttiin piirtämään kaikki kuvat uusiksi. Ja suurin ongelma tuli talon korkeusasemasta, kolmen ennakkokäsittelyn aikana asiassa ei ilmennyt ongelmaa, mutta sitten käsittelyn aikana tästä meinasi tulla haaste, joka melkein tappoi koko projektin. En jaksa tästä purkaa yksityiskohtia tässä kohtaa sen enempää, mutta taloa sitten väkisin leikattiin matalammaksi niin perustamistason kuin huonekorkeuksien osalta. Jäinpä pohtimaan, että mitä varten näitä ennakkokäyntejä sitten tehdään, jos näin perustavaa laatua olevia asioita ei jää siellä kiinni? Yksi syy miksei siellä jää mitään kiinni on siinä, että kaupungin edustaja ei ollut valmistautunut näihin tapaamisiin millään tavoin, vaikka tietoja oli toimitettu ennakolta. Yhtä hyvin olisi voinut esitellä erämökin piirrustuksia Ivalosta, kun heillä ei ollut mitään hajua kadusta tai alueesta mihin oltiin rakentamassa. Edellämainitut korjaukset ja muutokset olisi hyvä tehdä ennen luvan jättämistä käsittelyyn, näin toiminta olisi rakentajalle helpompaa, edullisempaa ja tehokkaampaa. Ja myös luvan käsittely olisi kaupungille helpompaa ja tehokkaampaa, kun jo sisällä olevaa lupaa ei tarvisi viilata ja viilata.

Mutta tehokkuus ei selvästi ole heidän toimintansa keskiössä muutenkaan. Siitäkin on monta eri havaintoa, mutta yhtenä esimerkkinä tiedonhallinta. Rakentaja joutuu hakemaan rakennuslupaan liitteeksi tietoa kaupungilta, eli siis rakentaja hakee kaupungin jo omaavaa tietoa luukulta A ja toimittaa sen liitteeksi lupahakemukseen tiskillä B. Ja osa tiedoista tottakai printtinä, ja kaikesta materiaalista menee erillismaksu (tottakai, rakennusluvan ~2000€ maksu ei ole riittävä ko. palvelukokonaisuudesta). 

Esimerkkinä hyvästä tiedonhallinnasta; yhdessä vaiheessa meidän piti hakea naapuritalojen leikkauskuvat (korkeudet) arkistosta, eli kirjaimellisesti menimme toiseen päähän virastoa ja pyysimme papereita toimitukseen toiseen päähän. Yhden naapuritalon kuvia ei löytynyt. Kysyimme arkistonhoitajalta, että "mitäs nyt tehdään, meille sanottiin että tarvitsemme kaikkien naapuritalojen kuvat", niin vastaus oli "en minä voi piirrustuksiksi muuttua...ja palasin juuri lomilta". Jäi ne tiedot saamatta, lopulta saimme puuttuvat kuvat suoraan ko. talon omistajalta. Mutta toisaalta lohduttavaa, koska eihän kukaan niihin kuviin ja naapuritalojen rakenteisiin kuitenkaan perehtynyt (vrt. kattoepisodi)

Yksi hauska yksittäistapaus oli myös se, että lupahakemuksen liitteeksi pitää myös toimittaa nykyään kuvia lähiympäristöstä. Lupahakemuksessa annetaan vaihtoehdoiksi toimittaa kuvat joko sähköisesti tai printtinä. Ruksitimme "sähköisesti" ja laitoimme kuvat sähköpostilla menemään. Sitten kun lupaa oli muutamia viikkoja käsitelty saimme viestin, että kuvat lähiympäristöstä tarvitsee toimittaa tulostettuina (väritulosteena) tai lupakäsittely ei etene. Selvä juttu tämäkin.

Koko sekava, työläs ja erityisesti byrokraattinen prosessi ei ole riesa pelkästään rakentajalle, vaan sijaiskärsijäksi joutuu myös talotoimittaja, pääsuunnittelija ja muut sidosryhmät. Esimerkiksi käyttäytyminen pääsuunnittelijaamme kohtaan oli sähköpostikirjeenvaihdossa omaan makuuni jopa asiatonta. Toki suurimman hinnan prosessin venymisestä maksaa aina rakentaja, jokainen lisäviikko tarkoittaa pidempää aikaa sijaisasumista ja rakentamisen aikataulun venymistä eteenpäin yms.

Mutta lopulta tärkeintä on se, että lupa tuli ja projekti etenee, ja hyvin on nyt viime aikoina edennytkin. Loppuviikosta ensimmäiset osat julkisivuverhoilua oli jo kiinnitetty ja tällä viikollahan pitäisi olla rungon osalta jo sitten valmiimpaa, kun betonirekan pitäisi saapua perjantaina tekemään valuja. Laitamme taas kuvia tulemaan, kunhan ehdimme.